Parmi les principales fonctions du greffier de la municipalité, on retrouve la garde et la gestion des archives de la municipalité. Le greffier est également tenu de permettre la consultation de ces archives. 

S’ajoutent à ces responsabilités les fonctions dévolues par la Loi sur les archives (L.R.Q. c.A-21.1) qui reconnaît expressément l’obligation pour la municipalité d’adopter une politique de gestion des documents ainsi qu’un calendrier de conservation des archives. 
  

Politique de gestion des documents et archives​
La politique de gestion documentaire est un cadre général relatif à l’organisation et au contrôle des activités touchant la conservation, la classification, l’utilisation et la circulation des documents de la municipalité.  Le calendrier de conservation prévoit, quant à lui, le délai pendant lequel certains types de documents doivent être conservés par la municipalité.  Dans les deux cas, il s’agit d’outils archivistiques indispensables à une saine gestion de documents.
Politique de conservation du patrimoine archivistique​
La politique de conservation du patrimoine archivistique établit l’orientation à prendre par le Service du greffe en matière de conservation du patrimoine archivistique des anciennes municipalités constituant aujourd’hui la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu.   L’administration municipale reconnaît par cet outil que la conservation des documents des anciennes municipalités est une activité inhérente à la gestion des documents et archives et par ce fait, contribue à la réalisation de la mission de la Ville, ainsi qu’à la constitution de sa mémoire historique.

Consultez la Politique de conservation du patrimoine archivistique.

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Plans de classification​
Le plan de classification et un outil indispensable à la gestion des documents.  C’est La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui dicte l’obligation pour les organismes publics d’organiser leurs documents de manière à permettre le repérage. Le plan de classification est composé d’un ensemble de cotes et descriptifs qui permettent de classer les documents d’une façon uniforme.
Consultez :
Une copie papier des plans de classification des anciennes municipalités peut être obtenue en présentant une demande d’accès aux documents.
 
 

Consulter les archives 

Pour consulter les archives de la municipalité, il suffit de se présenter au Service du greffe.  Il est toutefois préférable de téléphoner au préalable au 450 357-2077 poste 2085.
  
 

Pour information 

Pour de plus amples informations, veuillez communiquer avec le personnel de la Division archives du Service du greffe.